Журнал посещаемости, который считает деньги
Одна отметка утром должна влиять и на счёт семьи, и на работу воспитателя. Разбираем, почему бумажный журнал разрывает эту связь и как устроен журнал в LocalB.Садике.
В 8:30 утра воспитатель открывает журнал: сетка «ребёнок × день месяца», отметки по рабочим дням. К обеду журнал закрыт. Вечером начинается вторая работа — свести начисления, разнести оплаты, посчитать месяц сотрудникам.
Между утренней отметкой и вечерним счётом связи нет. Именно в этом разрыв упирается всё остальное: и спор «почему у нас столько вышло», и долги, о которых никто не знает, и зарплата, которая не сходится с документами. Разберём, как журнал перестаёт быть просто тетрадью.
Что на самом деле хранит бумажный журнал
Отметка «болел» в тетради — факт о конкретном ребёнке в конкретный день. И больше ничего. Родителю её не покажут, счёт она не поправит, в зарплате воспитателя не отразится.
В системе отметка — не строчка, а событие, к которому привязано ещё три вещи:
- сумма месяца семьи, если тариф считает по дням;
- рабочие дни, из которых берётся норма смен сотрудника;
- дневник дня, который родитель читает в тот же вечер.
Разница не в том, что журнал «больше». Разница в том, что из отметки что-то следует.
Где теряется связь между отметкой и счётом
Отметка и сумма месяца. При тарифе за день пропуск должен менять счёт. В бумажном журнале этого не происходит: воспитатель отметил, а сумма посчитана по числу детей или по среднему. Кто болел три недели, а кто просто не приходил, — в счёте это одинаково.
Долги. Начисления и оплаты лежат в разных местах: тетрадь и Excel. Долг становится виден не в тот день, когда семья перестала платить, а в тот день, когда кто-то додумался сверить. К этому моменту таких семей в саду обычно уже несколько.
Зарплата. Воспитателю платят за детей его группы. В ручном учёте это «кто вёл», а не «кто был в группе по документам»: замены, переводы, временное объединение групп — и месяц не сходится с документами.
Как устроен журнал в LocalB.Садик
Отметки. Четыре состояния: «Был», «Не был», «Болел», «Отпуск». Разница между «не был» и «болел» не в обиходе, а в деньгах: у пропуска должно быть то, что можно предъявить родителю при споре о сумме.
Дни. Отметки ставятся по рабочим дням. Выходные, праздники и дни закрытия сада в сетке есть, но отметок не требуют. Рабочие дни берутся из календаря сада, и календарь этот один: посещаемость, начисления за присмотр и зарплата не ведут своих собственных.
Отпуск. Это заявление, а не отметка «на глазок». Оно раскладывается на дни автоматически, и у пропуска появляется основание, которое можно предъявить родителю. Заявку может прислать и сам родитель — из кабинета, — но это заявка, а не готовое основание: она попадает в очередь над списком заявлений и становится заявлением только после подтверждения менеджером. Иначе пропуск, влияющий на сумму, заводил бы себе тот, кто эту сумму платит.
Утро и вечер: кто что видит
Отметка, сделанная в 8:30, и отметка, которую родитель видит в 20:00, — одна и та же запись. Разница только в том, за сколько сад доходит до конца дня.
В LocalB.Садик родитель в кабинете видит посещаемость своего ребёнка, дневник дня и начисления — по той же записи, которую поставил воспитатель. Второй правды нет, поэтому вопрос «а отметили сегодня?» не нужно задавать по телефону: ответ и так на виду.
И обратный ход работает тоже. Родитель может сообщить о пропуске сам, из кабинета, — и это заявка, которая попадает в очередь, а не строчка в журнале.
Что LocalB.Садик не делает с журналом
Честно о границах. Журнал не пересчитывает деньги сам по себе — решает тариф ребёнка. При плоском тарифе сумма месяца одна и та же независимо от отметок, и журнал остаётся учётом посещаемости, а не счётчиком денег. При тарифе за день платят за рабочие дни, а что именно вычитается, задано в тарифе, а не в журнале.
Дневник дня — аппетит, сон, настроение, самочувствие, участие и одна свободная заметка — не пересчитывает ничего. Это отдельная вещь для родителя, и её не стоит смешивать с деньгами, даже когда она заполняется прямо под журналом.
И ещё одно. Исправленная задним числом отметка может изменить начисление, а может и не изменить — в зависимости от тарифа. Это не сбой, это правило, и лучше знать о нём до того, как счёт выставлен.
Что это меняет в саду
Самое заметное — время. Отметки, листы ожидания, «а кто сегодня болел», «а какая группа на карантине» — фоновая работа, которая не заканчивается, пока работает сад. Закрыть одну группу на карантин — одна кнопка, и это не трогает ни другие группы, ни график смен: сотрудник на карантинной группе остаётся в графике, смена с него не снимается.
Второе — конец месяца. Начисления, затем расчёт зарплаты, порядок один и он не зависит от того, кто сегодня в кабинете. Воспитатель, который вёл группу, и человек, который считает зарплату, видят одно и то же.
Третье, и это не измеряется деньгами, — спор. «А почему у нас столько вышло?» Раньше такой вопрос требовал ручной сверки. Теперь на него отвечают тариф и та отметка, которая стояла в журнале.
Как проверить на своих данных
Обычный порядок работы: утром отметки в журнале, по ходу дня заявки и документы, в конце месяца начисления и зарплата. На витрине LocalB.Садик это показано на живых экранах, в справке — разобрано по шагам.
Если журнал у вас бумажный, начните не с конца месяца, а с одной отмеченной недели: возьмите ключ на 14 дней, без карты и без обязательств. Напишите, как сейчас устроен учёт посещаемости, — посмотрим, что закроет LocalB.Садик, а что всё равно останется вашим. Отвечаем быстро.